Comment animer une réunion ?

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Comprendre les différents styles d'apprentissage pour animer une réunion efficacement
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Comprendre les différents styles d'apprentissage pour animer une réunion efficacement

Animer une réunion et styles d’apprentissage : comment être efficace ?

Nous connaissons tous les réunions « descendantes », celles où une seule personne prend la parole la majeure partie du temps alors que les autres s’ennuient. Aussi, confronté à ce problème, tout animateur(rice) ou personne qui est amenée à régulièrement animer une réunion se pose des questions sur l’efficacité de ses réunions.

Elle se demande comment animer une réunion en étant le plus efficace possible.

Il n’existe pas de recette miracle, toutefois certains éléments de la théorie des styles d’apprentissage sont à prendre en compte pour réussir à animer une réunion efficacement.

Qu’est-ce qu’un style d’apprentissage ?

Un style d’apprentissage est une façon d’apprendre qui est propre à chacun et qui part du postulat que la compréhension et l’intégration d’un message varie selon les personnes.

Bien qu’il n’existe pas de définition universelle des styles d’apprentissage, on peut dire que les apprenants arrivent tous avec des « bagages » différents qui génèrent une variété de compétences et de méthodes d’apprentissage.

Cette diversité peut s’expliquer tant par des différences de milieux culturels et sociaux que par des expériences passées qui ont ancré des styles d’apprentissage et de compréhension différents chez les apprenants.

Comment se servir des styles d’apprentissage pour animer une réunion ?

L’analyse des styles d’apprentissage permet de distinguer quatre principaux styles d’apprentissage qui, in fine, serviront à déterminer les préférences et penchants naturels des apprenants en terme d’apprentissage.

Les styles d’apprentissage apparaissent alors comme une véritable aide pour animer une réunion et gagner en efficacité.

En effet, il paraîtrait que plus nous comprenons la façon dont nous percevons de nouvelles informations, plus notre apprentissage gagne en efficacité. D’où l’intérêt de se pencher sur ces 4 styles pour en tirer des enseignements sur la meilleure façon d’animer une réunion, par exemple.

Les différents styles d’apprentissage : une aide pour animer une réunion

Connaître son style d’apprentissage ou être capable de reconnaître à quels styles un animateur à affaire quand il anime une réunion s’avère en effet être une aide précieuse. L’animateur peut alors s’adapter et tenir compte de la diversité des façons d’apprendre et d’assimiler les connaissances afin d’animer sa réunion de manière plus « active », plus interactive et efficace. On compte 4 styles d’apprentissage.

A- Le mode de participation et de concentration ( le « participant »)

Quel est le type de participation et de concentration de la personne ?

      • Est-elle « grand angle » ?

Le participant est attentif à l’environnement. Il notera par exemple si la salle de réunion est confortable ou pas, s’il y a du café, etc… Cette personne a besoin d’apprendre les choses de façon globale et d’une certaine liberté dans sa manière de s’impliquer.

      • Est-elle « télescopique » ?

Si le participant est davantage « télescopique » ou « focus », il a besoin qu’on lui définisse un objectif clair. Le niveau de participation ou de concentration est lié à la mise à disposition de tous les détails. Typiquement, ces personnes ont besoin d’un ordre du jour et ont besoin de savoir ce qui va se passer ensuite.

B- Le mode d’assimilation

Comment les personnes préfèrent gérer ce qu’elles voient, entendent ou ressentent au cours de l’apprentissage ? On distingue 3 types d’assimilation.

      • Le dépendant

Le dépendant a besoin de quelqu’un de crédible qui lui donne les informations (le manager par exemple) Il aime les procédures, les instructions. Avoir des lignes directrices lui plaît. Il a également une préférence pour le travail en groupe. Conférences ou tutoriels sont donc préférés. Il faut que ce soit simple et clair.

      • Le collaboratif

Avec le « collaboratif », Il faut qu’on discute, il a besoin d’échanger. Il lui faut des interactions. Ainsi, il aime les discussions de groupe, les jeux. Par ailleurs, cette personne accepte qu’on lui donne des éléments à suivre mais veut pouvoir discuter.

      • L’autonome

La personne dite « autonome » aime apprendre en lisant, en écrivant et aime faire les choses tout seul. « laissez-moi, faire je me débrouillerai », cette phrase lui va à merveille. Ainsi, elle ne supporte pas les procédures préétablies, les instructions de travail. Elle veut se développer tout seul.

C- Le reliant

Comment les personnes font des liens et intègrent les informations apportées à celles qu’elles ont déjà.

Il y a trois types de reliants

      • Le visuel

Le visuel met en image. C’est-à-dire qu’il fonctionne avec la vue (slides, métaphores, films). Le visuel associe ce qui est dit à des images.

      • Le kinesthésique

Le kinesthésique met en mouvement / en action Il fonctionne au ressenti et a besoin de voir la concrétisation, une action possible ou une mise en application. Typiquement fan de mindmap, cette personne a besoin de se déplacer, de bouger.

      • L’auditif

L’auditif met en mot. Il a besoin d’entendre et de résumer avec ses propres mots, il associe des mots dans sa tête. L’auditif met en mot ce qu’il a entendu.

D- Synthétiser l’apprentissage ou « le comprenant »

Comment s’assurer que les participants ont compris ? Il y a deux types de comprenant :

      • Celui qui a une vision synthétique de la situation (vision globale/big picture). Il lit entre les lignes, peut sauter les étapes. En revanche, il peut oublier les détails.
      • Celui qui est plus dans le détail et le processus (chemin clair). Il peut se focaliser sur un détail et oublier la finalité. Il va voir tous les faits mais peut être passer à côté de l’élément principal, voire oublier le sens.

Exemple de rapport de style d’apprentissage :

Comment tenir compte des styles d’apprentissage pour animer une réunion ?

Nous avons vu qu’il existe des façons d’apprendre de nouvelles informations très différentes et parfois même opposées selon les personnes.

Aussi, pour animer une réunion efficacement et qu’elle représente un apport pour tous, il est essentiel de comprendre et d’accepter qu’il existe des styles d’apprentissage différents et ainsi ne pas projeter le sien sur les autres en s’adaptant aux participants.
L’animateur doit donc relier les nouvelles informations aux schémas existants, aux blocs de connaissance existants des participants et recontextualiser.

L’animateur doit ainsi créer les conditions pour attirer l’attention des participants et s’assurer qu’ils soient bien là au démarrage pour animer une réunion de façon constructive.

  • L’animateur va s’assurer de sa légitimité notamment vis-à-vis des « dépendant ». Il mettra en place des échanges pour répondre au collaboratif, laisser du temps aux personnes et fournir les sources d’informations utiles pour les « autonome ».
  • Il doit parler aux trois registres (auditif, kinesthésique, auditif). Faire des métaphores pour l’auditif, faire des liens avec l’action (pour le kinesthésique) et faire reformuler (pour le visuel) par les participants.
  • Faire une synthèse globale et aussi donner les étapes car certains ont besoin de l’un ou de l’autre.

Si vous menez tous ces éléments et maîtrisez les fondamentaux des différents styles d’apprentissage, animer une réunion avec efficacité tout en la rendant intéressante sera un jeu d’enfant !

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